Comecemos com uma reflexão: Dos últimos dez problemas que você teve que resolver no seu processo, quantos realmente eram novos? Um, dois, talvez três? A recorrência de problemas associados a causas comuns e processos mal estruturados é um realidade em boa parte das organizações e um grande potencial para uso de tecnologia e automação, como por exemplo as plataformas de mineração de processos e atividades.
Trabalhando sobre atividades manuais e repetitivas, ainda mais num contexto de análise melhoria de processos, é natural que analistas, especialistas e gestores se sintam frustrados, desmotivados e com grande quantidade de trabalho defasado ou desatualizado.
“Quando atuamos de forma amostral, manual e analógica sobre processos digitais, é comum que haja perda de agilidade e velocidade nos negócios”
As empresas que buscam estabelecer as bases para a automação de processos de negócios podem encontrar informações valiosas sobre fluxos de processos usando ferramentas de Task Mining e Process Mining. A mineração de processos ou atividades apresenta uma visão visualmente atraente e baseada em dados do desempenho do processo. Isso atrairá o interesse dos executivos seniores, que podem ver facilmente onde estão os problemas e as oportunidades. Hoje quero falar sobre um entrante nesse mercado, o Microsoft Process Advisor.
O que é o Process Advisor?
O Microsoft Process Advisor é a nova ferramenta de mineração de processos e atividades introduzida na Microsoft Power Platform. A mineração de processos ajuda você a otimizar com eficiência, sobre todos processos que ocorrem em plataformas digitais, identificando os caminhos críticos, a sequência de atividades e os tempos e gargalos do fluxo de trabalho que afetam o desempenho do processo. Você pode melhorar sua compreensão do que está acontecendo nos bastidores, comparando diferentes usuários, mapeando processos digitais efetivamente a partir de uma ferramenta digital.
Como funciona?
O Process Advisor permite que você e seus colaboradores capturem tarefas manuais por meio de gravações. Nesse sentido, a ferramenta se aproxima mais de uma solução de Task Mining do que Process Mining (que tem como base o log ou registro de processos transacionais). A partir dessas gravações, é criado um mapa de processo de forma visual junto de insights são fornecidos para simplificar a identificação de ineficiências e áreas para automação potencial.
Por exemplo, podemos gravar as atividades digitais para um processo de cadastro de cliente e comparar o desempenho, a partir de um fluxo visual, de diferentes usuários. Entre outros insights, o mapa mostra quais atividades levam mais tempo e quantas variações do processo de cadastro existem entre as diferentes caminhos do processo.
Sendo uma ferramenta integrada à Power Platform, possibilita integração com outras ferramentas como o Power Automate. Além disso, sendo uma solução Microsoft, tende a funcionar muito bem para aplicações dentro deste sistema operacional. Assim, oferece uma análise detalhada, que pode ser feita de maneira descentralizada com os usuários de negócio, permitindo que o escritório de processos e melhoria contínua tenha muito mais escalabilidade e velocidade. A ferramenta pode ajudar ainda a medir vários KPIs que podem empoderar os analistas e especialistas na tomada de decisão para melhoria do processo com base em um fluxo atualizado e bastante detalhado com cada um dos passos, telas e cliques.
O Process Advisor fornece ainda a capacidade de remover informações sensíveis dos usuários e das aplicações dessas sessões de gravação para que os dados confidenciais permaneçam privados. Assim, garantem isenção e segurança durante todo o processo.
Mercado
Existem outras ferramentas mais populares (e hoje mais completas) em termos de mineração de processos e atividades como Celonis, UiPath Process Mining, IBM Process Mining e outras. Essas ferramentas estão inseridas dentro de um contexto de automação inteligente de processos, RPA e Inteligência Artificial em busca da Hiperautomatização. Em geral são mais especilistas, integradas e possibilitam simulação, gerenciamento de exceções e outras funções que hoje o Process Advisor não possuo. Contudo, apesar de ter entrado tardiamente neste mercado, a Microsoft oferece uma solução com excelente custo benefício, simples de usar e acessível, mesmo que com funcionalidades mais limitadas. É uma estratégia para capturar mercados não explorados e usuários de negócios que já possuem acesso e contato com a suite Power Platform.
Resumo da Ópera
A mineração de processos e atividades tem sido usada de forma eficaz para analisar o estado atual do desempenho dos processos de negócios digitais, identificar áreas de melhoria e avaliar os resultados das melhorias de processos. Isso torna a tecnologia necessária para áreas de negócios, processos, melhoria contínua e RPA. Agora, a discussão não é se uma empresa irá utilizar Process Mining. A pergunta é quando e qual solução?
