A jornada rumo à automação passa por diferentes etapas — e a primeira delas é o Discovery, ou fase de descoberta. Como o próprio nome indica, trata-se de identificar oportunidades de automação existentes, ouvir as necessidades da organização e definir critérios claros para entender o que pode ou não ser automatizado.
Um dos grandes obstáculos para a adoção de RPA (Robotic Process Automation) é a ausência de uma cultura orientada à automação. O Discovery também é fundamental para compreender qual papel a automação terá na organização, incluindo seus riscos e benefícios. Dessa forma, elimina-se a sensação da “folha em branco”, aquele sentimento comum de “não saber por onde começar”.
Por fim, uma das tarefas mais importantes do Discovery é dar início à gestão da mudança. A automação costuma gerar receios e inseguranças sobre o futuro do trabalho entre os colaboradores. Essa etapa é, portanto, a primeira oportunidade para demonstrar que a tecnologia permite ganhos de eficiência e libera as pessoas para atuarem em atividades de maior valor agregado.
Da mineração de tarefas à mineração de processos
A abordagem do Discovery pode ser feita sob diferentes perspectivas. Uma delas é analisar o trabalho das pessoas para identificar tarefas cansativas, repetitivas e altamente propensas a erros. Após identificadas, é necessário avaliar até que ponto essas tarefas podem ser executadas sem intervenção humana.
Com esse mesmo olhar, também é possível identificar tarefas realizadas de forma idêntica, ou muito semelhante, em diferentes áreas da empresa, muitas vezes sem que uma saiba da existência da outra. Além disso, é essencial realizar a mineração de processos, ou seja, observar o processo de ponta a ponta, entender suas fragilidades, gargalos e identificar oportunidades de melhoria.
Estima-se que 98% das empresas não possuem seus processos documentados. Em organizações cada vez mais complexas, com múltiplos fluxos de trabalho, documentar cada etapa e mapear os workflows torna-se fundamental. Nas fases seguintes da jornada de automação, um trabalho bem executado nesse momento atua como um grande acelerador do projeto.
Oportunidades centralizadas
Da mesma forma, é essencial contar com um hub de automação — um espaço único e centralizado onde todas as oportunidades identificadas sejam registradas, armazenadas e gerenciadas. Isso permite compará-las, priorizá-las e avançar com aquelas que geram maior valor para a organização.
Os Discovery Workshops são encontros que promovem conscientização (awareness) entre os colaboradores, incentivando a geração de ideias. Além de refinar a identificação de oportunidades, esses workshops reduzem de forma significativa as resistências à automação.
Por onde começar?
O resultado de um Discovery bem estruturado é um conjunto de processos facilmente automatizáveis, com alto potencial de retorno, tanto em indicadores objetivos, como tempo economizado, quanto em ganhos subjetivos, como a redução de erros, e com o menor custo de implementação.
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